CAIET DE SARCINI

Analizand modul de vanzare al biletelor in Opera Romana Craiova noastra am constatat necesitatea achizitionarii unui sistem( soft si hard) de emitere si gestionare bilete.

Implementarea sistemului trebuie sa permita achizitia de bilete online, gestiunea riguroasa a acestora, furnizarea de informatii utile in scopul intocmirii rapoartelor privind vanzarea de bilete pe spectacol si calcularea sumelor datorate sub forma de timbru muzical, impozit spectacol, timbru Crucea Rosie etc, reprezinta elemente definitorii in derularea strategiei moderne de dezvoltare a industriei .

Fata de cele prezentate mai sus, va propunem achizitionarea unui sistem integrat pentru emitere si gestiune bilete spectacole.

CAIET DE SARCINI

Achizitie - Sistem online de vanzare si rezervare  bilete

 Informatii generale

Denumirea proiectului/obiectivului de investitii: Sistem online de vanzare si rezervare  bilete             

Locatia proiectului: Opera Română Craiova, str. Mihai Viteazul, Nr.7, Craiova, Dolj

Obiectivul specific al proiectului:

Achizitionarea unui sistem pentru rezervare si plata on-line de bilete pe dispozitive electronice.

 Durata contractului de furnizare a sistemului on-line de vanzare si rezervare bilete.

Furnizarea sistemului on-line pentru vanzarea si rezervare bilete se desfaşoara de la data semnarii contractului de furnizare si pana la receptia finala. Aceasta receptie include si probe fizice de functionare a sistemului. Data maxima pentru finalizarea implementarii sistemului in cadrul institutiei Opera Romana Craiova este 30 noiembrie 2018.

Sistemul tehnic

Sistemul software complet pentru vanzarea si rezervarea biletelor la spectacole. Aplicatia trebuie sa fie modularizata si sa permita interconectarea departamentelor agentie si cu compartimentul de management.

Tichetele trebuie sa fie tiparite personalizat fie cu diverse informatii utile clientilor, fie cu reclame comerciale  ce pot aduce venituri suplimentare.

Sistemul este structurat in urmatoarele module:

• Modulul administrator – acesta este consola principala a sistemului, prin intermediul ei se introduc si se gestioneaza evenimentele /reprezentatiile, se tiparesc bilete, se gesioneaza vanzarea/rezervarea online, se ruleaza un set complex de rapoarte.
• Modulul abonamente- aceasta sectiune va perimite  realizarea de abonamente pe un termen predefinit.
• Modulul printeaza bilete- aceasta sectiune reprezinta modalitatea de a printa biletele cu urmatoarele optiuni:

1. printeaza toate biletele- aceasta functie va printa automat toate biletele
2. manual- aceasta functie va printa biletele cu posibilitatea de a alege unul sau mai multe locuri pentru care trebuie generate bilete

• Modulul stornare bilete
• Modulul rezerva bilete/invitatii- in aceasta sectiune se va rezerva/bloca de catre administrator locurile dorite si se vor printa biletele.
• Modulul Web- acesta este site-ul propriu-zis ce consta in afisarea spectacolelor structurate pe sectoare si categorii de preturi, logarea utilizatorilor, plata cu cardul si livrarea biletelor.
• Modulul agentiei- instalat pentru vanzarea la sediu a biletelor si a abonamentelor avand la baza rapoarte in timp real a vanzarilor .
• Modulul de raportare ce urmareste gradul de ocupare a unei sali, incasarile pe o anumita categorie/sector/sala/spectacol, pe interval de timp, pe agentii de vanzari cat si rapoarte pentru contabilitate
• Modulul acces la spectacole bazat pe coduri  de bare unice cu rapoarte in timp real -acesta va fi conectat cu aplicatia android care va fi instalata pe un dispozitiv cu acest sistem de operare, de unde se pot scana biletele
• Modulul adauga sala/ management sali de spectacole - in aceasta sectiune se vor controla cele 5 sali de spectacol.

Biletele pentru fiecare eveniment vor fi tiparite cu numar unic, nume ( daca este cazul), pozitia pe diagrama  in sala de spectacol si cod QR( cod de bare generat unic, ce va fi ulterior verificat la accesul in sala de spectacol).

Programul sistemului  trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte minimale:

• Tiparirea biletelor pe imprimante specializate
• Vanzarea biletelor pe baza diagramei pentru sala respectiva
• Sa ofere o interfata prietenoasa si usor de folosit, intuitiva
• Sa cuprinda un calendar  al spectacolelor care sa permita utilizatorului sa configureze spectacolele si sa programeze individual reprezentatiile
• Sa aiba un sistem inteligent de tiparire bilete, coduri de bare unice, imprimate pe un printer mic de bilete/etichete
• Sa permita vanzari online de bilete cu alegerea locurilor in diagrama salii si plata online cu card de credit/debit catre contul institutiei Opera Romana Craiova. Cumparatorul tipareste biletele acasa si intra la spectacol in baza printului.
• Sa monitorizeze accesul la specatcole -acces la spectacol bazat pe coduri de bare unice  cu rapoarte in timp real
• Sa permita intocmirea  a diferite rapoarte, atat operationale cat si financiare , diferite variante de grupare a datelor.
• Sa permita fexibilitatea configurarii sectoarelor, a categoriilor cat si a preturilor

Cerinte minimale hardware

1. Statie de lucru fixa cu procesor Intel 3.7 GHz, 3 MB Cache, min. 4GB Ram, HDD – min. 500 GB, port USB min. 2.0, conectivitate VGA si HDMI, tastatura, mouse, Sistem de operare Windows, 2 monitoare led, min. 18,5 Inch, Black, timp de raspuns min. 5ms
2. Gazduire server dedicat – 15Gb
3. Imprimanta POS , tiparire bilete, rezolutie minim 200dpi, tiparire termica, USB 2.0, Ethernet, 200mm/sec.
4. Hartie termica Carton Top Therm 180g/mp, color, personalizata dupa cerintele beneficiarului,  10000 Buc (tiraj care asigura aprox. 6 luni)
5. Smartphone, Sistem de operare Android, minim 2GB memorie RAM, memorie interna min. 16GB

Ergonomie

• Interfata foarte usor de utilizat, in limba romana. La cerere interfata aplicatiei se poate traduce si implementa in orice alta limba. Informatiile introduse de catre utilizator: denumirea spectacolelor, denumirea biletelor vor fi afisate asa cum au fost scrise de catre operator
• Utilizarea aplicatiei este simpla, intuitiva; manualul de utilizare este redactat in limba romana

Numar nelimitat de utilizatori / casieri

• Aplicatia ruleaza in browserul de Internet si poate fi accesata de un numar nelimitat de casieri.
• Serverul pe care ruleaza aplicatia va fi instalat in incinta institutiei

Functionalitati pentru casierie

• Tiparirea locurilor vandute pe bilete pretiparite
• Efectuare rezervari/anulare rezervari (telefonic)
• Vanzarea de bilete fara loc alaturi de cele cu loc( nu necesita selectarea din sala a locurilor dorite)

Functionalitati online

• Rezervari bilete online
• Constrangeri la rezervarea online(rezervare pe locuri adiacente, rezervarea unui numar limitat de bilete)
• Anularea rezervarilor facute
• Plata online cu card bancar.

Modulul de administrare nomenclatoare

• Administrare spectacole (adaugare/stergere/editare informatii spectacole)
• Administrare reprezentatii (adaugare/stergere/editare informatii reprezentatii, trecere reprezentatii in diverse stari: nepublicata, publicata, finalizata, anulata, reprogramata)
• Administrare tipuri de bilete (adaugare tipuri de bilete)
• Administrare utilizatori
• Configurari aplicatie (ex. numarul maxim de bilete ce pot fi rezervate online)

Rapoarte in timp real

• Rapoarte financiare
• Rapoarte legate  de numarul de bilete oferite
• Rapoarte in timp real cu numarul de bilete vandute chiar si pentru reprezentatiile pentru care casa nu s-a inchis

Termen de garantie

• Produse hard  - 24 luni
• Mentenanta gratuita – 24 luni

Valoarea contractului

• Valoarea  totala a  achizitie: 33613.45 lei fara T.V.A.

Obligatiile achizitorului

Achizitorul se obliga sa plateasca pretul catre prestator, dupa finalizarea contractului, in termen de 30 zile calendaristice in baza facturii fiscale in contul de trezorerie.

Achizitorul se obliga sa puna la dispozitia prestatorului orice facilitati si/sau informatii pe care prestatorul le-a cerut in propunerea financiara si pe care le considera necesare indeplinirii contractului.

Depunerea ofertelor

Operatorii economici interesati sa depuna o oferta, trebuie sa faca dovada faptului ca au in obiectul de activitate al societatii, activitati compatibile cu solicitarile facute in prezentul caiet de sarcini.

Propunerea financiara va fi exprimata in lei/ fara TVA. Se va depune la sediul institutie impreuna cu propunerea tehnica.

Criteriul de atribuire a contractului va fi “Cel mai bun raport calitate-preţ”.

Ofertele care nu indeplinesc cerintele minime impuse in caietul de sarcini vor fi respinse.